Etter å ha deltatt på det utmerkede frokostseminaret om intranett som Netlife Research arrangerte (se twitterstrømmen fra seminaret her), har jeg gjort meg noen tanker om prosessen rundt det å planlegge og implementere et intranett.
Siden vi nettopp er ferdig med fase 1 av vårt intranettprosjekt på jobben fant jeg det naturlig å ta et tilbakeblikk på prosessen. I lys av det som ble tatt opp på frokostseminaret samt et par interessante artikler jeg fant har jeg vurdert gjennomføringen, hva vi gjorde bra og hva vi kunne gjort bedre. Skal du igang med et intranettprosjekt kan kanskje noe av det vi erfarte være til hjelp.
- Strategi – “og du skal ha et intranett fordi…”
Vår motivasjon for et intranett er blant annet at vi er spredd over store deler av landet og ønsker å gjøre nyttig informasjon enkelt tilgjengelig for alle. I artikkelen Internet strategy & execution skriver Toby Ward om viktigheten av å ha en klar strategi om hva man vil med intranettet og at man definerer målbare indikatorer (key performance indicators eller KPIs) for å se om man når de målene som er satt. I sitt innlegg Don’t Believe The Hype: Et kritisk blikk på intranett som hun holdt på frokostseminaret, kom Kari Hamnes inn på nytteverdien av et intranett: Det skal ikke bare være brukervennlig, det må også være nyttig og noe folk kan bruke i jobben sin. Dette er bare noe av det som må vurderes nøye og være en del av strategien for intranettet.Hva vi erfarte: Vi jobbet endel med dette punktet i vårt prosjekt og definerte både en visjon, en misjon og mål for intranettet. I etterkant ser jeg at vi burde vært flinkere til å definere målbare indikatorer slik at vi på en bedre måte kunne følge opp gjennomføringen og resultatet.
- Brukerinvolvering – “never underestimate the power of the users…”
På frokostseminaret la Kari Hamnes vekt på viktigheten av å involvere brukerne gjennom brukertesting, kortsortering osv. Et av de viktige poengene som kom frem var at intranettet ikke må bli en kanal for ledelsen å sende ut enveisinformasjon. Toveis kommunikasjon og det å gjøre intranettet til et viktig verktøy i brukernes arbeidshverdag er viktige ingredienser for suksess.Hva vi erfarte: Vi involverte brukere i prosessen med å bestemme struktur og innhold, men ser i etterkant at vi burde brukt mer tid og ressurser på den prosessen. Vi fikk mye verdifull informasjon fra brukerne, men vi har oppdaget at det var endel viktige elementer som ikke kom frem i denne prosessen som det hadde vært enklere å forholde seg til i implementeringsfasen istedenfor nå i etterkant.
- Implementering – “implement, implement, implement…”
I artikkelen Implementing your intranet plan and other dastardly deeds legger Cathy McKnight vekt på en viktig del av implementeringen som er å prioritere hva som skal på plass når. Som regel vil et intranettprosjekt, som andre prosjekter, ha begrenset tilgang til tid og ressurser for gjennomføring. Dermed må man prioritere. Som tidligere nevnt så bør funksjoner som letter det daglige arbeidet ha en høy prioritet. I sitt innlegg om Intranett 2.0 definerte Jostein Magnussen og Eirik Hafver Rønjum noen viktige funksjoner som “Finn en kollega”, “Hvordan gjør jeg ditt og datt” og “Finne og fylle ut kjipe skjemaer”. Forhåpentligvis vil arbeidet med strategien og brukerinvolveringen også hjelpe til med å prioritere best mulig.Hva vi erfarte: I denne fasen av prosjektet merket vi tydelig viktigheten av at arbeidet med strategi og brukerinvolvering blir gjort ordentlig. Vi erfarte at våre prosesser forut for prioriteringen av funksjonalitet kunne vært bedre, men etter litt ekstra jobb med dette landet vi fase 1 med det meste på plass.
Alt i alt har vi lært viktigheten av å fokusere på god gjennomføring av de forskjellige stegene også i et internprosjekt. Selv om vi føler at vi har god kjennskap til vårt eget innhold og egne behov ser vi at sterk brukerinvolvering er veldig viktig for å få et godt resultat.
Har du noen erfaringer fra lignende prosjekter, eller kommentarer til det vi erfarte?
